A Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal 2017. évi beruházásai közül az egyik legjelentősebb a Debrecen, Nyugati u. 3. szám alatti központi irattári épület kialakítása volt.

Kósa Lajos, a megyei jogú városokért felelős tárca nélküli miniszter

Rácz Róbert, a Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal kormánymegbízottja

A kormányhivatal vagyonkezelésében lévő, illetve bérelt, iratok tárolására szolgáló helyiségekre jellemző, hogy egyrészt elhelyezkedésüket tekintve széttagoltak (tárolókapacitásukat tekintve is különfélék), másrészt – mivel különböző állapotú, nem minden esetben korszerű ingatlanokról beszélünk – fenntartásuk és bérletük éves szinten jelentős kiadást jelent.
A beruházás során kialakított 800 m2 alapterületű, 9000 iratfolyóméter tárolására alkalmas irattári felület a kormányhivatal iratainak korszerű tárolását szolgálja.  Erre nagy szükség van, hiszen az elmúlt években számos feladat- és hatáskör került a kormányhivatalhoz, mely nem kizárólag a kapcsolódó irattári anyag átvételét jelentette, hanem az azt követően keletkezett iratanyag mennyisége is megnőtt. A kormányhivatalban 2017-ben megközelítőleg 3 millió ügyfélkapcsolat létesült, ez körülbelül 1,8 millió ügyet és közel 1 millió formális döntést eredményezett. Ennek jelentős papírigénye van, egy év alatt kb. 600 iratfolyóméternyi, tárolandó iratanyag keletkezik.
Modern irattárra nemcsak a gyorsabb kereshetőség miatt van szükség. Fontos tudni, hogy a kormányhivatal a nemzeti vagyon részeként például nem selejtezhető nyugdíjbiztosítási vagy szintén magas – nem egy esetben 75 éves – őrzési idejű foglalkoztatási iratokat őriz (ezen iratok egy része a nyugdíj megállapításához szükséges alapadatokat tartalmazza).
Az elektronikus ügyintézés bevezetésével és az ügymenet digitalizálásával ugyan várhatóan csökkenni fog a papír alapú iratok mennyisége, azonban ennek a folyamatnak jelenleg a kezdetén járunk, az addig keletkezett iratokat a teljes elektronizálásig megfelelően tárolni kell.

Az új irattár egy jól és gyorsan hozzáférhető, nagyméretű és a biztonságos őrzés feltételeit is biztosító, színvonalas tárolókapacitást jelent, mely hosszútávon megoldja a kormányhivatal iratelhelyezési problémáit.

Ünnepélyes szalagátvágás

(HBMKH)